5.3 Официалната кореспонденция

     Видът и съдържанието на писмото е отражение на облика, вкуса и характера на автора си.
- Официалното обръщение е "Уважаеми г-н ....." .
Деловото писмо започва така :
                                                                                     Община Габрово
                                                                                     пл. "Възраждане" № 1
                                                                                     5300  Габрово
                                Уважаема/и  г-жо/г-н ..... ,
                             ..................................................

• От всички любезни заключения е останало най-употребяваното "Искрено Ваш" в различни варианти, които са близки по значение;
• В деловата кореспонденция  " С уважение" се обръща бизнесмен към свой клиент, служител към работодател и подчинен към началник, но никога не се използва от хора с еднакво обществено положение. Една дама никога не употребява "С уважение", освен в много официално писмо, например до министър-председателя.
• Изразът "С почит" се използва в писмо на мъж до дама или в не-делова кореспонденция, включително до президента, член на правителството, посланик и др.
• Колкото по-висок е рангът на изпращащия писмото, толкова по кратък е подписът му. Никога не се прибавя г-н, г-жа, г-ца и пр. в подписа;
• Ако се праща писмо на домашен адрес, не се пише "лично", за да не се обидят останалите членове на семейството на получателя. Ако се изпраща на работното място - се поставя.
• Делово писмо се пише на машина или компютър. Ако се изпраща до непознат човек започва с обръщението "Уважаеми господине". Ако писмото се изпраща до бизнесмен или клиент, познат лично, се започва със "Скъпи /Драги  г-н Иванов";
• След посещение и оказано гостоприемство се изпраща благодарствено писмо, в което може да се отправи покана за ответно посещение;
• При необходимост да се отговори на множество поздравления, които се получават от непознати по някакъв случай, може да се изпрати отпечатана картичка, подписана ръчно.

5.2. Невербално общуване

     То се осъществява чрез маниерите или външното поведение на тялото. Те също са елемент на етикета. Добрите маниери се разглеждат като форма на скромност, сдържаност, самоконтрол, проява на внимателно и тактично отношение. Те са проява на вътрешно благородство и изящество. От голямо значение е изкуството да бъдеш приятен събеседник и делови партньор, да притежаваш остроумие и духовитост, както и скромност, самообладание, самокотрол, достойнство, непринуденост, любезност, да преодоляваш нервността си, да се съобразяваш с другите, с техните потребности и права. Спокойният и уравновесен израз на лицето, без гримаси, правилната стойка, елегантната походка, вкусът към облеклото влияят на личното самочувствие и на настроението на останалите. Те трябва да бъдат уравновесени и добре контролирани.

•  Мимиките са движенията на лицевите мускули. Те са външен израз на вътрешното състояние и настроение. Те трябва да бъдат уравновесени и добре контролирани;
• Позата е положението на тялото. Обърнатото лице към събеседника, лекият, но не прекаленият, заплашителен наклон напред, показват внимание и любезност към събеседника;
• Жестовете са движения на ръцете, показващи желание за по-голяма убедителност. Прекалените жестикулации показват обаче,   недостатъчни възможности за вербална комуникация и не винаги имат положителен ефект, особено ако са станали навик. Честите ръкомахания показват нервност;
• Ръкуването като част от поздрава е също жест, с който не бива да се прекалява. При някои народи ръкуването е по-често, отколкото при други. При ръкуване, стискането на ръката не трябва да бъде силно и разтърсващо, а свободно с продължителност няколко секунди. Вялото, безлично ръкуване също не прави добро впечатление. Подаването на два пръста, задържането на дланите една в друга, хващането на патньора за лакътя също е неподходящо. Ръка се подава винаги при посрещане и изпращане, при благопожелания и съболезнования, при официални поводи и др. Първи подават ръка по-възрастните, старшите, дамите, но често това става спонтанно. В помешение винаги се подава ръка без ръкавица. Изключение се прави за официалните ръкавици на дамите на приеми. Навън, през зимата, обикновено ръкавиците не се свалят, защото това е трудно в бързината. Но е проява на лош маниер единият събеседник да се ръкува с ръкавица, а другия без. Ръководителят не подава ръка, когато подчинените му влизат в кабинета.

5.1. Вербално общуване

     Осъществява се чрез речта. Точното изразяване, скоростта на говорене, интонацията са от голяма важност при контактите със събеседника. Пренебрежителните, подигравателни нюанси на гласа, вметнатите изрази, подчертаващи превъзходство, говорят за прекалено самочувствие и недостатъчна култура на поведение. Те създават дистанция. Трябва да се има предвид, че някои хора по-трудно установяват речеви контакти, особено по лични въпроси. При разговор разстоянието между разговарящите не трябва да е много голямо, за да не се говори прекалено високо. Неетично е единият да стои прав, а другият - седнал. Затова в кабинета срещу бюрото трябва да има стол за събеседника.
     За говоренето на "ти" няма специални норми. Хора, които общуват продължително време заедно и са на близки възрасти естествено говорят на "ти". С ръководител, обаче, не би трябвало да се допуска. Ако вече са установени такива взаимоотношения, то те не трябва да се показват пред външни хора.
     Към вербалното общуване се отнася и говоренето по телефона.
При него има известни общоприети правила, които също спадат към етиката - представяне; да не се говори високо; да се говори кратко, като се изслушва отсрещната страна; ако събеседникът е многословен, да се прекъсне учтиво в удобен момент, като се поеме инициативата за разговора, за да му се обясни пътят за решаване на даден проблем. Телефонът създава известна безличност, тъй като събеседникът не се вижда. Но интонацията може да се почувства и да допринесе за успеха на разговора, дори когато отговорът не е положителен. Приятният отказ се възприема много по-различно, отколкото рязкото отхвърляне. При всички случаи у събеседника трябва да остане усещането за приятен и услужлив, интелигентен и компетентен служител.

5. КОМУНИКАТИВНОСТ

    Комуникативността е комплекс от качества, определящ възможностите за общуване с останалите хора от различен ранг при определени условия. Комуникативните задължения се определят от служебното положение и функциите, които се изпълняват. Те включват деловите взаимоотношения с ръководители, партньори, посетители. Резултатността от тези взаимоотношения зависи от индивидуалните качества - общителност, търпеливост, внимание към събеседниците, аналитичност при изразяване на мнение или решение. От съществено значение е умението да се води компетентен служебен диалог, да се проявява въздържаност при изслушване, както при дълги подробни обяснения, така и при нескрито смущение, т.е. да се спазват нормите на етикета /етикецията/.
     Етиектът е съвкупност от правила на поведение, които се отнасят до външната проява на отношението към останалите хора /обноски, обръщения, поздрави, поведение на обществени места, облекло и др./
     Елементите на етикета са разгледани по-подробно в следващата глава.
     Общуването се дели най-общо на вербално и невербално.

4.3. Връзки с медиите

     В условията на максимална информираност на населението и прозрачност на дейността на организациите, връзките с медиите са от особена важност, както за приемащата, така и за гостуващата страна.
     За тази цел е необходимо, както на придружаващите госта журналисти, така и на журналистите от страната-домакин и на журналисти от трети страни да се предоставя необходимия достъп до програмата. По взаимна договореност и при желание на гостите се дава възможност да се направи изявление или да се даде пресконференция - само от гостите или съвместна с участие и на домакините.
     Всички действия по редовното отразяване на посещението и отделните прояви от програмата се координират от специалиста "Връзки с обществеността" на Общината /когато посещението е на общинско ниво/. Той осигурява и необходимите условия за работа на колегите си от гостуващата организация.

4.2. Програма за дамите

     Напоследък често гостите-членове на делегацията или част от тях се канят със съпругите си.
     Ако те нямат статут на член на делегацията, те не вземат участие в деловата част на програмата. Съпругите участват по правило в представителните прояви и някои посещения с познавателен характер, независимо дали те са предмет на деловата програма или са извън нея. Зависи от персоналния интерес на дамите.
     Всички тези обстоятелства налагат съставянето и съгласуването и на паралелна програма за дамите. В нея се включват както горепосочените прояви, така и срещи и разговори с професионална насоченост, посещения на обекти от социалната инфраструктура /болници, домове, детски заведения/, културни и исторически паметници и прояви, ревюта, презентации и др. От страна на домакините участват съпругите на съответните по ранг ръководители.

4.1. Програма на посещението

      След уточняване на целите, задачите, вида на делегацията и посещението е необходимо да се състави програма на посещенията.
     Програмата има за цел да осигури възможно най-добри условия за постигане целите на посещението. В нея се включват всички елементи от представително-протоколния характер, но това в никакъв случай не бива да става за сметка на същността на посещението - самите срещи, посещения, преговори, работа по документи и др.
     При съставяне на програмата се включват и чисто технически въпроси - транспорт, настаняване, помещения за работа и храна /като тя се съобразява с вкуса и изискванията на гостите/, комуникации, безопасност и др. Трябва да се предвиди и уреди отразяване на посещението от медиите.
     Програмата се предлага предварително като проект на гостуващата страна и ако има предложения и пожелания от нейна страна, те се удовлетворяват, стига да не противоречат на общоприети норми на поведение и на вътрешния протоколен ред на страната-домакин. Тези детайли на посещението се отразяват в разширена програма /сценарий за посещение/ и облекчават и страната-гост и страната-домакин.
     Съществува и се препоръчва практиката всички дейности по техническото осигуряване на вече съгласуваната програма на посещението да се оформя в отделен организационно-технически план. Той е предназначен само за организацията-домакин и има за цел да създаде добра организация при осъществяване на отделните прояви от програмата. В него са описани всички технически въпроси със съответните отговорници, срокове, координатори и т.н.
     Основни елементи на програмата са: посрещане, транспорт, настаняване, делова част, представителни прояви, посещения на стопански, исторически, културни, природни и други обекти, изпращане.

• Посрещане - това е първият контакт между гостуващата и приемащата организация и той е от особено значение за предстоящото посещение. Посрещането включва всички елементи на уважение от пресичане на границата до настаняването на гостите в предвиденото за пребиваването място. По важните елементи от него са:

     - навременното явяване на мястото на пристигане на делегацията - аерогара, гара, граница;
     - указателно-информационна табелка със символите на гостуващата или приемащата страна при непознаване на членовете на делегацията;
     - рангът на посрещащия да е равен или най-много една степен по-нисък от ранга на ръководителя на гостуващата делегация;
     - присъствие на преводач/и/ и специалист по протокола;
     - осигуряване на подходящи транспортни средства за членовете на делегацията и техния личен и служебен багаж;
     - осигуряване на освежаващи напитки, плодове, дребни закуски, ако пътуването до мястото за настаняване е по-дълго;

• Делова част - тя е същинската част на посещението и обхваща последователно във времето всички посещения, срещи, разговори, преговори - в тясно специализиран кръг или в пленарни заседания с участието на специалисти по съответните въпроси, срещи на обособените работни групи по интереси, подготовката, приемането и подписването на съвместни документи и т.н.   Посещението в различни обекти - стопански, културни, исторически, природни - има както познавателен, така и делови характер, тъй като чрез тези посещения се разкриват възможности и форми за сътрудничество;
• Представителни прояви - това са приемите, обедите, вечерите, посещение на представления и т.н. Те не са самоцелни прояви, а също имат своя смисъл за политиката на организациите. По време на тези прояви се дава възможност на страните в една неформална атмосфера да обменят свободно мисли и идеи, по-важни въпроси от двустранен и/или многостранен интерес. 

     В програмата за посещение може да се предвиди т.нар. ответна проява /обед, вечеря и т.н./, но само по изрично изразено желание от гостите. В тези случаи основната организаторска работа се изпълнява от гостуващата страна, а местните органи могат да окажат при поискване необходимото съдействие.
     През цялото време на престоя на гостуващата страна /от посрещането до изпращането на делегацията/ присъства група от официални и постоянни придружители от страна на домакините. Съставът й зависи от функциите на гостите и от ангажираността на служителите в отношенията със страната-гост. Това са представители, които по принцип са с един ранг по-нисък от ръководителя на делегацията-гост, както и други отговорни служители. Тази група се представя на гостите още при пристигането им и задачата й е да замества висшите ръководители, когато присъствието им не е предвидено от протокола /при посещение на обекти, при полагане на венци и др./.

• Изпращане - тук основните елементи са същите, както при посрещането с някои изменения в последователността. По принцип, който е посрещнал делегацията, той трябва да участва и в изпращането.

4. ДЕЛЕГАЦИИ И ПОСЕЩЕНИЯ

     Делегация - това е група от хора, пратеници на друга организация или държава. Видът на делегацията се определя от целите и задачите, които са си поставили сътрудничещите си страни и организации. Те се договарят предварително, но от особено значение е поканата на домакина. Ако в поканата липсват елементите, определящи вида на делегацията, то посещаващата организация сама определя вида и структурата на своята делегация.
     Освен проблематиката на посещението, съставът и качеството на ръководителя на делегацията също определят нейния вид.
     Различаваме много по вид делегации: държавни, парламентарни, правителствени /те се водят обикновено от съответните висши ръководители/ , смесени специализирани /с професионална насоченост/ и др.
     Според статута на представителност те биват: официални, неофициални, работни и др. Този статут определя и формата на протоколно обслужване.
     В изпълнение на своите задължения и намерения общините посрещат различни по вид делегации с участието на представители на държавната и местна власт от страната и чужбина, на национални и международни организации, на дипломатическия корпус и т.н.
     Особен интерес за общините представляват посещенията на делегации от общини, организации-партньори от страната и чужбина.
     В съответствие с поставените цели и задачи се оформя и съставът на делегацията. Участват както представителни длъжности, специалисти и експерти по тематиката на посещението, така и оперативен персонал /компютърни специалисти, стенографи, преводачи и др./. Често делегациите се придружават и от представители на медиите.
     В практиката все по-често се използва правилото домакините, търсейки по-добро обслужване на гостите и съобразявайки се с вътрешните правила на своята държава, предварително да информират какъв е оптималния брой гости, които те могат да приемат. Вземайки предвид тази информация, гостуващата делегация може да остане с по-голям брой участници, но разходите за гостите, превишаващи посочения брой, се поемат от гостуващата страна. Домакините могат при изявена молба да съдействат и създадат определени улеснения и достъп до делегацията.
     Гостуването при размяна на делегации има формата на посещение /визита/. Целите и задачите, които преследват организациите-партньори, степента на тяхната важност за развитието на самите организации и в двустранен или многостранен план определят и целите и задачите на посещението, както и вида и качеството на делегацията.
    Съществуват следните видове посещения:

• Официално посещение - то играе важна роля в развитието на отношенията и целта му е приемането и подписването на съвместни документи с дългосрочен характер;
• Работно /делово/ посещение - насочено е към постигането на конкретна цел - участие в конференции, приемане и подписване на определени документи, откриване на изложби, разговори и срещи с делови характер. По принцип, работното посещение е кратко, но изисква протоколно осигуряване, което  е на по-ниско ниво от това при официалното посещение;
• Неофициално посещение - поводите са различни и при това посещение няма определена цел, което не изключва възможността при това посещение да бъдат разгледани, обсъдени и решени със съгласието на заинтересованите страни важни за тях въпроси. Протоколът изисква засвидетелстване на елементарно внимание;
• В практиката съществуват и т.нар. приятелски посещения /самото название показва състоянието на отношенията между страните/. Те могат да се характеризират и като самостоятелна категория, и като носители на белезите на посочените вече видове; 

 

3.3. Организация на приемите - Речи, тостове, наздравици

     Прието е речи и тостове да се произнасят на приеми по официални случаи, като при вътрешнодържавни прояви домакинът произнася речта или вдига тост, а при посещения - основният гост. При двустранни срещи се произнасят поздравителни слова, които по своята същност са приветствие към главния гост и придружаващите го лица; при многостранни срещи - към всички участници. На реч и на тост се отговаря задължително. В отговор следва благодарност към домакина и останалите местни участници. В словата се отбелязват поводът и оказания прием, в същинската част се излагат основни становища в отношенията и най-важните въпроси, като се приключва с пожелания за успех и здраве.
   Произнасянето на речи и тостове е в края на приема - след десерта, с шампанското, а там, където не е желателна употребата на алкохол - със сокове или други безалкохолни напитки. По принцип не е грешка речта или тостът да се произнесе в началото на приема.
     На приеми с неофициален или приятелски характер се произнасят наздравици, които не се отличават от тостовете по същество, но са импровизирани.
     При произнасянето на речи или тостове се спазват следните правила:

• Не е прието чукането на чашите при тостове и наздравици;
• Чашите се държат за столчето или малко над него и не се вдигат много високо. Винаги трябва да се оставя малко вино-при евентуален бърз отговор или нов тост.

3.3. Организация на приемите - Форма на масите

     Правилата за разпределение на местата на масата се прилагат независимо от нейната форма. Най-често използвани форми на масата са правоъгълната, П-образната, Ш-образната и кръглата.
     Разпределението на местата трябва да се съобразява с присъствието на преводача /ако е необходим/. Оптимално е мястото му да бъде от лявата страна на домаикна или срещу домакина и главния гост. На него му се сервира също, но дали ще се храни или ще превежда зависи изцяло от разговора и тактичността на участниците в приема.
     Съставянето на схемата на масата става предварително, тя се поставя на определено място в залата за посрещането и гостите се запознават с нея още при пристигането си. В последно време се практикува тази схема да бъде представена на картонче, върху което е отбелязано персонално мястото на всеки участник.

3.3. Организация на приемите - Правила за участниците в приема

• При пристигане с автомобил първо слиза мъжът, за да помогне на дамата /същото правило важи и при тръгване/;
• При влизане първа влиза дамата, като първа тя сваля на гардероба връхната си дреха. Изключение е при влизане в неосветен дом, където пръв влиза мъжът;
• Облеклото трябва да е чисто и изгладено; вечер се слага бяла риза /никога с къс ръкав!/, неярка вратовръзка; обувките трябва да са лъснати, а чорапите - в тон с костюма;
• В залата за гости не се влиза с горни дрехи и с шапка, ръцете не се държат в джобовете;
• В асаньор пръв влиза и излиза мъжът;
• При изкачване и слизане от стълби мъжът върви напред;
• На приеми с определени места за всеки участник идването следва да става точно или не по-късно от 5 минути от определения час;
• При представяне на дама, на по-старши по ранг и на по-възрастен същите не протягат първи ръка /ако дамата е с ръкавици, не ги сваля; ако е седнала-не става/. В този случай трябва да се отчете факта, че иранските мъже не се ръкуват с жени, а ги поздравяват с лек поклон, както и че в Иран от чужденците се очаква същото. Целуването на ръка е символично - само се поднася ръката към устните /дамите не свалят ръкавиците/.
• Разговори за себе си, особено за проблеми и болести се избягват;
• Не се допускат шеги и осмиване на други хора;
• Не се шушука, не се жестикулира. Събеседникът не се прекъсва, за да се привлече вниманието му;
• Желание за контакт се показва зад гърба на седящите между бъдещите събеседници;

     От протоколна гледна точка на масата се спазват следните правила:

• При настаняване на участниците на масата първо се пропускат дамите, като им се помага за удобно сядане;
• Мъжът, от чиято дясна страна има настанена дама, трябва предварително да й е представен /може и сам да се представи/, след което да я придружи до мястото й с предложена дясна ръка;
• Разстоянието между седящия и масата трябва да е около 10-15 сантиметра;
• Не се допуска запознаване на масата /това може да направи само домакинът/;
• Поведението е непринудено, внимава се лактите да са прибрани и да не се поставят на масата;
• Оправяне на тоалета на масата е недопустимо;
• Салфетката се поставя върху коленете и с нея се изтриват само устните /не и потта от лицето/. След приключване на яденето тя не се сгъва, а се оставя небрежно на масата;
• Храненето не трябва да е бързо;
• Хлябът се взема с ръка от съда, в който е поставен, или от сервитьора и се консумира на малки парченца;
• При сервирана риба се използва тризъба вилица и нож със специална форма. Костите на рибата се изваждат с ножа и вилицата и се оставят в края на чинията;
• Дивеч се яде с вилица и нож;
• Лъжицата за супа се оставя в чинията, а за бульон и за десерт - в подложната чинийка;
• Изпуснат прибор на пода не се взема, а се иска друг от сервитьора;
• На масата не се ползват клечки за зъби;

     Правилото "да не се пуши до основното ястие" може да се наруши, като до този момент е прието да се иска разрешението на домакина и на другите присъстващи /особено в присъствието на дами/.    Интересна практика има във Великобритания, където пушенето е разрешено едва след тоста за здраве на Н.В. Кралицата.

     На приемите с определени места за сядане е необходимо да се спазват и следните правила:

• Ориентир за разпределението на местата на масата е мястото за домакина и почетното място. Домакинът заема място срещу вратата на кухнята, а на почетния гост се предлага главното място, което е първото от дясната страна на домакина или мястото с най-добър изглед. В знак на особена почит домакинът може да отстъпи собственото си място, а той да заеме неговото. Ако присъства държавен глава, той заема мястото на домакина и срещу него никой няма право да сяда.
• Ако присъства и съпругата на домакина, тя заема мястото на съпруга си и почетното място е от нейната дясна страна. По принцип присъстващите съпруги носят старшинството на своите мъже, което на практика означава удвояване на всяко място при редуването.
• Крайните места задължително се заемат от мъже.

3.3. Организация на приемите - Пристигане и тръгване на гостите.Начало и край на приема

     На прием се идва в точно уреченото време. Закъснението е нарушение на етикета и може да се приеме като обида. При няколко поканени от една организация първи идват по-младшите.
     На приеми без предварително предвидено разположение около маса, както и по покана с посочен начален и краен час на приема, може да се дойде по всяко време от посочения период. Израз на добро отношение е идването в началото, дори и с малко закъснение, но не повече от 15 минути, както и да се напусне приема, без това да има задължителен характер.
     Присъствието на госта само няколко минути на приема е явна демонстрация на хладни отношения с домакина.
     Оставането след края на приема не е прието и е нарушение на протокола.
     Гостите се посрещат от домакина, като пръв се нарежда мъжът и след него дамата.
     В залата за събиране обикновено се сервират леки напитки и аперитив с различни ядки. Представител на домакина се грижи да се създаде добро настроение и да се установяват контакти между гостите. След пристигането на най-важните гости домакините влизат в залата за събиране на гостите, а техният представител посреща идващите след това.
     Началото на приема се обявява от домакина /в случай на предвидено участие и на съпруги - от домакинята/. Той кани гостите в залата и повежда натам главния гост /ако е със съпругата си, домакинята го кани, а домакинът води съпругата на главния гост/.
     Ако домакин на проявата е държавния глава, началото на приема се отбелязва с изпълнението на националния химн при влизането му в залата, където са събрани гостите.
     Краят на приема също се отбелязва от домакина, който пръв напуска приема. Ако приемът е "седящ", домакинът става и придружава до изхода основния гост, ако има такъв, след което се сбогува с останалите присъстващи.

3.3. Организация на приемите - Цветя

     Предварителното изпращане на цветя /кошници, букети, саксии и др./ е израз на уважение към повода за приема и към самия домакин.  Той от своя страна би трябвало да ги подреди на видно място, като остави и визитната картичка на изпращача на тях. Цветя може да се поднесат и при идването на приема. За тях също трябва да има предвидени вази.
     Съществуват някои особености и правила за цветята:

• Броят на аранжираните цветя трябва да бъде нечетен при тържествени случаи и четен-при траурни церемонии;
• Цветя на мъж не се поднасят;
• На белите и жълти цветя трябва да се обърне особено внимание и да се има предвид следното :  1/в европейските държави жълтият цвят е знак на завист и ревност; 2/в много страни хризантемата се асоциира със смъртта и траура и затова не бива да се използва в букет за тържествен случай; 3/самостятелно в букет беди цветя не се приемат в Китай, Корея, страните от Централна и Южна Америка;

3.3. Организация на приемите - Подреждане на масата

     Подреждането на масата зависи от вида на приема и подбраното меню. При приемите "на крак" масата се зарежда с подредени по големина на групи чинии и прибори. При т.нар. "седящи" приеми правилата за подреждане на масата са универсални и строго трябва да се спазват.
     Масата трябва да е достатъчно голяма, за да даде възможност за добра аранжировка. Покривката и салфетките трябва да са чисти. Под основната  покривка се поставя друга от мека материя, за да се предотврати плъзгането й. При т.нар. "американско сервиране" може да се използва не цяла покривка, а неголеми салфетки за индивидуално сервиране, което изисква идеално почистена и с добър външен вид маса или маса с орнаменти /трябва да се има предвид, че при най-малкото разместване на салфетката може да се получи неприятна ситуация/. Приборите и сервизите, които се използват, трябва да са перфектно чисти и здрави, както и да бъдат разположени по удобен за ползване на чин. За да сте сигурни, че всичко ще бъде подредено съобразно менюто, може да се използват услугите или консултациите на професионалисти.
     Вази или други съдове с цветя създават по-приятна и тържествена атмосфера. Те се разполагат така, че да не възпрепятстват визуалния контакт между участниците в приема.

3.3. Организация на приемите - Подготовка на помещението за прием

     За целта трябва да се предвидят: място за посрещане /гардероб, поздравление с гостите, последен тоалет/; място за събиране на гостите - препоръчва се това да е отделно помещение, в което помощник на домакина отвежда гостите до мястото на провеждане на приема и ги представя едни на други; салон за храна, където домакинът посреща гостите; салон за кафе.

• Менюто - съобразява се с вида на приема, с местните обичаи и традиции, с вкуса на гостите. Добре е да се избягват екзотични и непознати ястия. Важен момент е присъствието на вегетарианци и диетици /това изисква специални ястия/. Менюто се отпечатва на специално картонче както за информация, така и за да могат присъстващите да отклонят някое ястие. Включва се и списък с напитките за съответните ястия.  По принцип подборът на храната и напитките трябва да бъде съобразен както с изискванията, така и с някои ограничения, налагани от принадлежността на гостите.                                                                                                                                             Например:   На мюсулманите не се предлагат свинско месо и производни от него, както и готвено с алкохолни подправки; птици, риба, раци /това не важи за всички/. Месото, което се използва, трябва да е заклано от правоверен. По време на Рамазана те не се хранят и не пият нищо от изгрев до залез слънце. Алкохол не им се поднася. Храната се сервира в сервиз, различен от този, в който се сервират ястия със свинско месо.                  Индусите по принцип са вегетарианци, но освен това повечето от тях не ядат риба, птици, яйца, кореноплодни /лук, моркови, чесън, цвекло/, не приемат и алкохол.                 За будистите е характерно, че не консумират месо и алкохол /има и изключения/.                На евреи не се предлагат свинско месо, раци, миди и някои части на телешко месо.

3.3. Организация на приемите - Отговор на покана

     Във всички случаи, когато в поканата има молба за отговор, е необходимо навреме по телефона или писмено да се отговори приема ли се или не поканата. Липсата на отговор или закъснението му може да се тълкува като неучтивост и невнимание. Ако по определени причини не може да се отговори навреме, по-добре е да се откаже поканата, отколкото да не се отговори или да се закъснява с отговора.
     По принцип отговорът се изготвя в трето лице: "Кметът на Община ... благодари на /титлата/ г-н/г-жа ... за любезната му/й  покана за /поводът, датата и часа/, на който за съжаление той не може да присъства поради предварително поет ангажимент".
     Ако е даден положителен отговор, посещението на приема е задължително. Отсъствието е възможно само при възникнали непредвидени обстоятелства, които възпрепятстват посещението. В този случай е задължително да се предизвести домакина и се препоръчва да се изпрати писмо до него.

3.3. Организация на приемите - Покани и изпращането им

     Поканите се изпращат на печатни бланки, като името и фамилията на поканения се изписват на ръка. Поводът за поканата се съобщава в текста. В него се посочва и изискването поканения да уведоми за намерението си да дойде /на бланката се пише: "Моля, отговорете!" или се изписват латинските букви RSVP/.
     Покани до официални лица се изпращат, само след като е било получено устното им съгласие да дойдат / в този случай се изписва РМ - "за напомняне" или "to remind/pour memorie/.
     Поканите се изпращат в зависимост от местната практика, но не по-късно от 2-3 седмици преди приема, тъй като по-късно изпращане може да доведе до отказ, поради поети други ангажименти.
     Поканите се изпращат по куриер и много рядко по пощата. Официалните лица и почетните гости винаги получават поканите си по куриер.

3.3. Организация на приемите - Съставяне на списък на поканените

     Съставянето на списъка е елемент от стратегията на домакина, който организира приема. Първо се определя общото количество гости, което не бива да надхвърля размерите на помещението, където ще се проведе приема, както и възможностите за обслужване. В този момент трябва да се предвиди и известен процент гости, които няма да могат да присъстват по обективни причини.
     Трябва да се предвиди характера и позициите на гостите - не бива да се включват лица с определено противоположни възгледи и позиции.
Правилната стратегия в случая е да се подберат личности, свързани с взаимен интерес и позитивна нагласа един към друг. Канцеларията или специалистът по протокола трябва текущо старателно да проверява списъците на поканените и да внася в тях необходимите изменения, за да се избегнат досадни грешки /покана с неправилно посочено служебно положение или погрешно име, покана за неженен мъж, важаша и за съпругата му и други подобни/.

3.3. Организация на приемите - Избор на вида на приема

От организацията на тези прояви зависи успешното им провеждане и постигането на съответните цели за организацията и участниците.

Изборът на вида на приема зависи от конкретния повод и времето, но при всички случаи трябва да се съобрази с местните обичаи и традиции. Когато се организира прием в чест на дадена личност или делегация, приемът трябва да бъде съобразен с техния ранг.

3.2. Приеми

     Приемите са най-разпространените представително-церемониални прояви от организационно и местно до държавно и дипломатическо ниво. Те са важно средство за установяване на контакти между представители на различни организации, общности, политически и културни среди, спортисти и т.н. Приеми се дават по повод някакво събитие: национален празник, важна юбилейна дата, годишнина на организация или фирма, празник на града /общината/ и др.  Те са възможност за укрепване и разширяване на връзките на организацията, за разясняване на нейната политика и стратегия, както и за намеренията и желанията за постигане на конкретни резултати.
     Приемите се различата в основните си елементи: време, повод, характеристика, съдържание, форма, организация и техника.

• "Чаша шампанско" - започва в 12 и завършва в 13 часа. По време на такъв прием обикновено се предлага само шампанско, но е възможно да има и вино, уиски, водка, ракия. Наличието на мезета не е задължително, но няма да бъде грешка. Този вид прием е удобен, защото не отнема много време и не изисква сложна подготовка. Същевременно е изискан, без да е особено почетен. Облеклото е ежедневно.
• "Закуска" - устройва се преди обяд между 10 и 12 часа. Няма особени изисквания, както за организацията, така и за провеждането й. Продължителността е не повече от час, като се сервират леки закуски, кафе, чай, сок. Облеклото е ежедневно.
• "Обяд" - провежда се между 12 и 15 часа и е с продължителност до час и половина, като времето се разпределя така - около 60 минути за масаат и около 30 минути за кафе или чай. Сервират се обикновено студени закуски, топло предястие, основно ястие и десерт /супа обикновено не се сервира, но не е грешка, ако се предложи/. Относно алкохола практиката е следната: преди обяда се сервира аперитив /за препоръчване е в отделна зала/; по време на обяда - ракия, водка или друг вид алкохол /изстуден/ се предлага със студените закуски; вино /бяло изстудено или червено със стайна температура/ заедно с основното ястие; с десерта - шампанско, коняк, уиски или ликьор - с кафето и чая. Постоянно на масата се сервират безалкохолни напитки и бира по избор на гостите.   В някои официални случаи веднага след обяда се провежда коктейл. На гостите се предлага "а ла фуршет" , където могат да присъстват и гости, които не са присъствали на обяда. Това е практика, която се прилага при особен интерес към главния гост. Облеклото е тъмен костюм, а в по-тържествени случаи и смокинг.
• "Обяд-бюфет" - това е разновидност на обяда. При него гостите се настаняват на маси по 5-6 човека. Храната е на отделен бюфет, от който всеки си сервира сам. Това е по-неофициален обяд.
• "Вечеря" - започва в 19 часа и има продължителност до два часа. Менюто и напитките са като на обяда, като се включва и супа /или бульон/. Облеклото е официално - тъмен костюм, смокинг или фрак, дълги рокли за дамите.
• "Garden party  /гардън парти/" - това е прием, който се организира на открито, обикновено вечер, ако сезонът и атмосферните условия позволяват. Сервирането е както при коктейлите. Това парти не носи характер на най-представителен прием. Прието е на него да се включват и леки музикално-артистични програми.

3. ПРЕДСТАВИТЕЛНО-ЦЕРЕМОНИАЛНИ ПРОЯВИ

     Представителността е външната изразна форма и нейната цел е демонстрация на учтивост.
     Като такава, тя е задължително изискване на протокола.
     Съществуват редица прояви и дейности, които способстват за демонстриране на представителността и учтивостта и всички те са форми на церемониални прояви. Тези прояви се провеждат въз основа на уеднаквена практика, условности, традиции и обичаи в държавата или общината. Поради това, свободно може да се спазва местната практика на организация и провеждане, без това да става за сметка на накърняване на принципите на госта - политически, идеологически, вероизповедание, достойнство.
     Основни представително-церемониални прояви в дейността на общините са полагането на венци и цветя и приемите.

     3.1. Полагане на венци и цветя
     Това е дейност, свързана с оказване на почит и уважение към символите и паметниците с национално, регионално или местно значение. За организирането на такава проява на територията на общините, инициативата може да бъде както от страна на госта, така и от страна на домакина. Отклонението на покана за полагане на венец не следва да се третира като негативно отношение или неуважение.
     Съществуват различни по вид и характер символи и паметници - исторически, културни, религиозни и др. Институцията, изградила съответния символ, определя както целите и предназначението му, така и условния церемониал за оказване на почит пред него. Поводите за полагането на венци и цветя са ключовият елемент на тези прояви. Това са обикновено държавни или регионални празници, юбилейни дни или конкретни случаи от миналото на определен народ, общност или личност.
     Когато се поднасят венци и цветя, предимство има гостът. При повече от един гост предимството се определя от старшинството по критериите, наложени от повода на проявата.
     Като правило, церемониално изразената почит се свързва с оказването на военни почести /с присъствието на военни час, изпълнението на националните химни на страната-домакин и на страната-гост, оказваща тази почит/.
     В организационно-техническо отношение домакинът трябва да подготви план за проявата и сценарий на провеждането й. В плаа точно и ясно се описва Кой, Кога и Къде да получи заявка за венец /букет, цветя/, да го възложи за изработка, да го транспортира до мястото на проявата. в сценарий се описват: място, време, последователността на отделните дейности, елементите на проявата /музикален съпровод-военен или граждански, както и други обичайни дейности/, последователността на поднасянето от гостите /лично или чрез асистенти/ и т.н.

2. ПРОТОКОЛНО - ЦЕРЕМОНИАЛНА ДЕЙНОСТ

Представителните елементи на проявите от национален и регионален мащаб са нормативно уредени. Това са националното знаме, герб и химн. В България тези елементи са предмет на съответните закони.

1. Национално знаме.
Националното знаме на Република България е национален символ, който изразява независимостта и суверенитета на българската държава /чл.15 на ЗДПНЗ/.
    То е изразител на международния етикет на държавата. Етикетът на знамето съдържа следните характеристики: размери, цвят, герб, физическо състояние, време на издигане и снемане, начин на издигане и сваляне. Към етикета на знамето се отнася и отдаването на чест от военните лица и сваляне на шапка от цивилни, когато покрай тях се пренася националното знаме.
     Почетното място на националното знаме е уредено в два варианта - или деснофлангово /гледано в гръб/ или в центъра на редицата знамена. При едновременно издигане на националните знамена на няколко държави практика е да се спазва подреждането им по азбучен ред /като се ползва или езика на страната-домакин, или някой международен език/, в т.ч. и на страната-домакин. Знамената трябва да са еднакви по размери и не се допуска поставянето им едно под друго. Допуска се националното знаме на страната-домакин да заеме последно място. При двустранни срещи почетното място е за националното знаме на страната-гост.

     Поводите за издигане на националното знаме са два - задължителни и в определени случаи. Задължителните поводи са уредени нормативно и са: с общонационално значение; международни с национално участие; тържествени или траурни /като в последния случай знамето се издига на половин пилон или в десния горен ъгъл се поставя черна траурна лента/; посещения на висши държавни ръководители или делегации и др. Националното знаме се издига в определени случаи, когато това е израз на уважение към дадено обществено събитие, значимо за народа, страната или региона.
     Националното знаме се издига на постоянни или временни места.
Постоянни са сградите - седалище на висш държавен орган, в т.ч. на държавния глава; на изпълнително-разпоредителните органи /областни и общински/; на войнски части. Временни места /при задължителен повод или в определени случаи/ могат да бъдат както постоянните сгради, така и други сгради, кораби и други транспортни средства; местата за провеждане на прояви с международен характер; при тържествени или траурни случаи.
    Националното знаме на други държави имат право да поставят ръководителите на дипломатически представителства. Ако то се поставя на служебен автомобил, трябва да бъде в намален размер, поставено на десния преден капак или на тавана на подвижна стойка. Ако в автомобила са две лица с право на знаме, на почетното място се поставя знамето на страната на госта.

2. Национален герб.
"Гербът на Република България е държавен символ, който изразява независимостта и суверенитета на българския народ и държава" /чл.1 от ЗГ/.     
     Гербът се разглежда почти като знамето и в етикета му се съдържат правилата на учтивостта, уважението и вниманието.
     При използването на герба е задължително точното му възпроизвеждане, предвидено в закона. Графично или едноцветно възпроизвеждане е допустимо при документи, отпечатвани в големи количества.
Гербът може да бъде поставен самостоятелно в сгради или зали, където се намират органите на държавната власт, изпълнително-разпоредителните органи /в т.ч. общини/ и дипломатическите и консулски представителства. В този случай се изисква поставянето на обяснителен текст, посочващ точното им название и отношението помежду и.
     Официалните документи на тези органи също носят националния герб.
     Индивидуалното право на герб се покрива с индивидуалното право на национално знаме за съответните органи.

     3. Национален химн.
     Пълният вариант на националният химн е изпълнението му с музика и текст, но се допуска както инструментален, така и вокален вариант.
     Изпълнението на химна, както издигането и свалянето на националното знаме, е висш израз на оказване на почести.
     При изпълнението на химна следва да се спазват определени правила - присъстващите стоят прави, мъжете свалят шапки или козируват, макар и с граждански шапки /във втория случай ако те имат право на химн/; военните лица в униформа застават "мирно" и козируват.
     Националният химн се изпълнява по следните поводи: тържествени случаи с общонационално значение; международни прояви с участието на дадена държава; откриване и закриване на международни прегледи, състезания /включително и при връчване на наградите/ и т.н. Ако на посочените прояви присъства държавния глава, ръководителя на парламента или ръководителя на правителството, този факт определя правото на химн.

     4. Церемонии по връчването на почетни звания, отличия
         и други символи.
    
     В обществено-икономическия живот на общините често има събития, по чиито повод Общинският съвет или Общината /кметът/ удостояват физически лица или организации и фирми с различни звания, отличия, почетни знаци и др.
     Такива могат да бъдат грамоти, плакети /паметни знаци/, ключ на града, знаме с герб на града, предмети с герба на града със сувенирен характер и др.
Съществуват и други почетни символи на Общината. Такива са почетна книга с герб на града върху корицата и листовете, огърлица с герба на общината - символ на местната власт.
Огърлицата се носи от кмета при тържествени церемонии.

     5. Официален траур
     Неговата същност е да бъде отдадена почит към паметта на починалия, уважение към него и към неговото положение в обществото, както и към неговите близки.
     Няколко са формите на оказване на почит към починалия - сваляне на националното знаме на половин пилон, като на него се прикрепя черна траурна лента; портрети в траурна рамка; изказване на съболезнования; откриване на траурна книга и определяне на място и време на разписване; обявяване на адрес и място за получаване на съболезнователни телеграми; съпровождане до гроба и ритуал по погребението /включително военни почести и салюти, ако рангът или заслугите на починалия съответстват; църковна служба в негова памет;
     Официалният траур се обявява от Министерски съвет на Република България и се огласява чрез медиите.

     6. Военни почести
     Те са един от най-висшите изрази на почит и уважение в протоколната практика.
     Почестите са военни, тъй като включват преглед на воинската част, която може да бъде еднородна, сформирана от представители на различни родове войски или от специални представителни войскови подразделения.
     Такива се оказват на държавен глава, ръководител на правителството, главнокомандващ въоръжените сили и на ръководителя на ведомството на отбраната. Почести се оказват и при откриването на важни стопански обекти и паметници от общонационално значение, в случаите на полагане на венци пред определени национални или чуждестранни паметници.
     Важно е да се отбележи, че военни почести се оказват винаги с изпълнението на националния химн.
     Салютът е артилерийски поздрав с определен брой топовни изстрели.
     Основното право на салют има държавния глава. Салютът се изпълнява заедно с националния химн, като времетраенето трябва да е еднакво.
     При придвижване с автомобилен транспорт /с или без ескорт/ почетното място в автомобилите е дясното място на задната седалка /за дясно движение/.

 7. Подаръци и сувенири
Размяната на подаръци и сувенири между домакин и гост в миналото се е считала за израз на богатство.
Днес, тази практика е символизирана и е израз на доброжелателност и уважение. Обикновено това са предмети с художествена стойност, традиционни изделия на народните занаяти, цветя и др.
В практиката на общините към набора от предмети, предназначени за подаръци и сувенири може да се включат и други символи на Общината - значки и други идентификационни материали, стига това да е позволено от местния обичай.
     В определени случаи след приемането на сувенири те биват излагани за запознаване. Трябва да се отчете, че общинският сувенир се дава или получава от името на Общинат и не е личен.

1. ВЪНШЕН ВИД НА ПРОТОКОЛНИТЕ ДЕЙНОСТИ И ПРОЯВИ /обръщения,титли,писма,старшинство,подреждане на участници в проявите,оформяне на масите за водене на разговори/

1. Обръщения и титли при общуване и кореспонденция
     Като съдържание "обръщението" е посочване на длъжностното положение на лицето,към което се обръщаме, а "титлата" е почетна характеристика на йерархичното място.
В случай на използването и на двете заедно, първа е титлата, а след нея - обръщението.
     Титлите имат юридически характер и са задължителни, тъй като по своята същност те са признание на вътрешния правов ред на дадена държава /президент,монарх,престолонаследник и т.н/. Те могат да носят и израз на международна учтивост и в този случай имат етикетен характер.
Титлите и обръщенията са обособени в групи:
Наследствени /при монархическа форма на управление/:
- за държавен глава /император,крал,цар и приравнени/ - "Ваше Величество"/при пряко обръщение/; "Негово Величество" /при индиректно обръщение/;
- за княз,принц и престолонаследник - "Ваше Височество"/при пряко обръщение/; "Негово Височество"/при индиректно обръщение/;
Изборни /при републиканска форма на управление/:
- за държавен глава, председател на парламент или парламентарна камара, министър-председател, министър - "Ваше Превъзходителство"/при пряко обръщение/; "Негово Превъзходителство"/при индиректно обръщение/
Назначаеми /лица, заемащи служба с дипломатически ранг на посланик, както и нунций - за Ватикана/ - "Ваше Превъзходителство"/"Негово Превъзходителство" /при пряко/индиректно обръщение/;
2. Старшинство - индивидуално и колективно
То е свързано с протоколната учтивост по повод организационните форми и структура на обществото в международен и вътрешнодържавен план. Няма общовалиден принцип за вътрешнодържавно старшинство.
Обичайната схема е:
- Държавен глава /вкл. и колективен/;
- Висш орган на държавната власт /в повечето случаи парламент/;
- Висш изпълнително-разпоредителен орган на държавната власт и неговите подразделения /в повечето случаи правителство/;
- Обществени организации;
- Масови организации и др.;
     Зачитането на обичайното вътрешно старшинство говори за степента на уважение към вътрешните институции и нивото на организираност и зрялост на обществото.
     На база старшинството на колективните органи се формира и индивидуалното старшинство на ръководителите и отделните членове на тези органи.
     Старшинството при международните организации е твърде сложно и там се прилагат ред принципи за класиицирането им - официалност на устава, брой на страните-членки, целите и влиянието, финансовите ресурси и редица други. Прието е да се вада предимство на универсалните организации пред регионалните или специализираните учреждения към тези организации.
3. Подреждане на участниците в проявата
     Старшинството е основният критерий за подреждането на органите и участниците в проявата.
     Участниците могат да бъдат двама или повече. Техническите подробности се договарят предварително. Трябва да бъдат уточнени и:
- Домакинът - понякога той е формален /на територията на трета страна;
- Участниците - делегати, секретариат, експерти, административни сътрудници;
- Формата на работа - открита /с възможност за посещение от други лица/ и закрита /с ограничен достъп/.
     Основно правило при подреждането е домакинът да отстъпи по-добрите места на гостите, а това зависи от разположението на помещението. Друг важен момент е спазване на правилото за старшото място - това е мястото от дясната страна и редуването "дясно-ляво-дясно". От значение е и формата на масата за разговори.
     Тези съобръжения са ръководни при подбора на формата на масата за провеждане на срещата.
     При двама участници /или делегации/ те заемат места един срещу друг. Ръководителите заемат централните места, а членовете - от двете им страни. Ако присъстват сътрудници, те заемат втори ред.
     Заемането на места от Гост и Домакин по късата страна на правоъгълна маса не се препоръчва, тъй като това разположение провокира липса на непринудена атмосфера и на близост.
     При повече от двама участници формата на подреждане като цяло се повтаря.
     Гостите могат да заемат или отделни места /ако има възможност/, или се настаняват след последния според подреждането пълноправен участник в срещата. За мястото на настаняване те трябва да са предварително уведомени.
     Когато е необходимо съдействието на Преводачи, има няколко възможности:
- В преводачески кабини - при наличие на съответните технически средства;
- Зад съответния ръководител - при този вариант съществува проблем с чуваемостта;
- На масата от лявата страна на ръководителя /отдясно са неговите заместници по страшинство/. Когато двамата ръководители сядат един до друг, преводачите заемат първото място до съответния ръководител /вляво или вдясно/.
     Обозначаването на местата на участниците в проявата е задължителен елемент от подреждането им. Възможни са следните варианти:
- С надписи - на страната, която представляват или поименно;
- С национални знаменца - пред мястото на ръководителя;
- Комбинирано - с надпис и знаменце;
     Трябва да се внимава за коректността на символите и посоките на разположение на цветовете на знамената.
     Ако страната-участник има едно название в международната практика, неприемливо е да настоява нейното обозначаване да става с име, прието в двустранен план със страната-домакин.
     На масата за преговори е практика да се поставят бележници за записки и писалки.
     Ако на масата се поставят цветя за украса, добре е те да бъдат поставени в ниски съдове, за да не закриват разговарящите.