4. ДЕЛЕГАЦИИ И ПОСЕЩЕНИЯ

     Делегация - това е група от хора, пратеници на друга организация или държава. Видът на делегацията се определя от целите и задачите, които са си поставили сътрудничещите си страни и организации. Те се договарят предварително, но от особено значение е поканата на домакина. Ако в поканата липсват елементите, определящи вида на делегацията, то посещаващата организация сама определя вида и структурата на своята делегация.
     Освен проблематиката на посещението, съставът и качеството на ръководителя на делегацията също определят нейния вид.
     Различаваме много по вид делегации: държавни, парламентарни, правителствени /те се водят обикновено от съответните висши ръководители/ , смесени специализирани /с професионална насоченост/ и др.
     Според статута на представителност те биват: официални, неофициални, работни и др. Този статут определя и формата на протоколно обслужване.
     В изпълнение на своите задължения и намерения общините посрещат различни по вид делегации с участието на представители на държавната и местна власт от страната и чужбина, на национални и международни организации, на дипломатическия корпус и т.н.
     Особен интерес за общините представляват посещенията на делегации от общини, организации-партньори от страната и чужбина.
     В съответствие с поставените цели и задачи се оформя и съставът на делегацията. Участват както представителни длъжности, специалисти и експерти по тематиката на посещението, така и оперативен персонал /компютърни специалисти, стенографи, преводачи и др./. Често делегациите се придружават и от представители на медиите.
     В практиката все по-често се използва правилото домакините, търсейки по-добро обслужване на гостите и съобразявайки се с вътрешните правила на своята държава, предварително да информират какъв е оптималния брой гости, които те могат да приемат. Вземайки предвид тази информация, гостуващата делегация може да остане с по-голям брой участници, но разходите за гостите, превишаващи посочения брой, се поемат от гостуващата страна. Домакините могат при изявена молба да съдействат и създадат определени улеснения и достъп до делегацията.
     Гостуването при размяна на делегации има формата на посещение /визита/. Целите и задачите, които преследват организациите-партньори, степента на тяхната важност за развитието на самите организации и в двустранен или многостранен план определят и целите и задачите на посещението, както и вида и качеството на делегацията.
    Съществуват следните видове посещения:

• Официално посещение - то играе важна роля в развитието на отношенията и целта му е приемането и подписването на съвместни документи с дългосрочен характер;
• Работно /делово/ посещение - насочено е към постигането на конкретна цел - участие в конференции, приемане и подписване на определени документи, откриване на изложби, разговори и срещи с делови характер. По принцип, работното посещение е кратко, но изисква протоколно осигуряване, което  е на по-ниско ниво от това при официалното посещение;
• Неофициално посещение - поводите са различни и при това посещение няма определена цел, което не изключва възможността при това посещение да бъдат разгледани, обсъдени и решени със съгласието на заинтересованите страни важни за тях въпроси. Протоколът изисква засвидетелстване на елементарно внимание;
• В практиката съществуват и т.нар. приятелски посещения /самото название показва състоянието на отношенията между страните/. Те могат да се характеризират и като самостоятелна категория, и като носители на белезите на посочените вече видове;